Code of conduct

Für einen fairen Umgang Miteinander
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Respekt und Integrität

Die Würde des Menschen, die Beachtung seiner Persönlichkeitsrechte und seiner Privatsphäre, sind für uns von größter Bedeutung. Wir respektieren die unterschiedlichen kulturellen, ethischen, und religiösen Hintergründe und verpflichten uns dem Gleichheitsgrundsatz, unabhängig von Alter, Behinderung, Hautfarbe, sexueller Identität, Geschlecht und Weltanschauung.
Wir dulden keinerlei Diskriminierung auf der Basis dieser Eigenschaften sowie keine sexuelle Belästigung oder sonstige persönlichen Angriffe auf Individuen.
Geschäftliche Entscheidungen treffen wir auf der Grundlage von sachlichen sowie wirtschaftlichen Argumenten und nicht aus anderen, unsachlichen Motiven.
Informationen, die Rassenhass, Gewaltverherrlichung oder andere Straftaten unterstützen oder dazu aufrufen oder einen Inhalt haben, der vor dem jeweiligen kulturellen Hintergrund sexuell anstößig ist, dürfen in unserem Unternehmen nicht verbreitet oder abgerufen werden.
Redlichkeit und Ehrlichkeit im Verhalten gegenüber unseren Geschäftspartnern und unseren Mitarbeitern sind für uns selbstverständlich.

Ruf, Führung und Verantwortung

Der Ruf unseres Unternehmens ist für uns von besonderer Bedeutung. Rechtswidriges Handeln oder unfaire Praktiken schaden diesem Ruf. Jeder Mitarbeiter ist aufgefordert, das Ansehen der SHE Solution in Deutschland und jedem anderen Land zu achten und zu fördern.
Die Geschäftsleitung ist dafür verantwortlich, dass im Unternehmen keine Gesetzesverstöße geschehen, die durch angemessene Aufsicht und Organisation hätten verhindert werden können. Auch bei der Delegation einzelner Aufgaben steht sie in der letztendlichen Verantwortung.
Die Pflichten der Geschäftsleitung umfassen dabei:

  1. Auswahl von Mitarbeitern nach persönlicher und fachlicher Qualifikation und Eignung, wobei die Sorgfaltspflicht mit der Bedeutung der Aufgabe, die der Mitarbeiter wahrnehmen soll, steigt.
  2. Anweisungen an Mitarbeiter werden präzise, vollständig und verbindlich erteilt, insbesondere hinsichtlich der Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen. Ziele werden dabei klar, ehrgeizig, realistisch gesteckt und präzise kommuniziert.
  3. Laufende Überwachung der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und interner Richtlinien
  4. Eine klare und unmissverständliche Kommunikation zwischen der Geschäftsleitung und den Mitarbeitern.
  5. Die Förderung der Entwicklung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.
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Wettbewerbs- und Kartellrecht

Es gehört zu den grundlegenden Prinzipien von SHE Solution, dass alle Mitarbeiter in Übereinstimmung mit dem jeweils geltenden Wettbewerbsrecht handeln. Fairer Wettbewerb ist eine Voraussetzung für die freie Marktentwicklung zum Nutzen des Gemeinwohls. Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, die Regeln des fairen Wettbewerbs einzuhalten. 
Kartellrechtliche Beurteilungen können aufgrund unterschiedlicher Rechtsnormen schwierig sein. Wir lassen uns daher von folgenden Prinzipien leiten:

  1. Keine Absprachen oder abgestimmte Verhaltensweisen mit Wettbewerbern über Preise, Preis­erhöhungen, Konditionen oder Kapazitäten, einschließlich Gewinn, Gewinnmargen, Kosten, Ver­triebs- und Marketingmethoden, oder andere Wettbewerb relevante Faktoren, die unser Verhalten bestimmen oder beeinflussen, mit dem Ziel oder der Folge, den Wettbewerb zu verhindern, einzuschränken oder zu verfälschen.
  2. Keine Absprachen mit Wettbewerbern über einen Wettbewerbsverzicht, über die Einschränkung der Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten, über die Abgabe von Scheinangeboten bei Ausschreibungen oder über die Aufteilung von Kunden, Märkten, Gebieten oder des Produktportfolios.
  3. Keine Beeinflussung der Wiederverkaufspreise oder sonstiger Geschäftsbedingungen unserer Kunden oder Versuche, den Export oder Import der von uns gehandelten Produkte zu unterbinden.
  4. Kein unzulässiger Austausch sensibler Informationen mit Wettbewerbern.
  5. Keine Industriespionage, Bestechung, Diebstahl und Verbreitung wissentlich falscher Informationen über unsere Wettbewerber, ihre Produkte oder Dienstleistungen.

GRUNDSÄTZE
Im Umgang mit Geschäftspartnern wie Kunden, Lieferanten und Dienstleistern und insbesondere mit staatlichen Institutionen und deren Repräsentanten werden wir die Interessen des Unternehmens bzw. der Institutionen und die privaten Interessen der handelnden Personen strikt voneinander trennen.

Bei der Gewährung von Geschenken und anderen Zuwendungen ist schon der bloße Eindruck strikt zu vermeiden, dass diese Zuwendungen als Gegenleistung für ein bestimmtes, von SHE Solution gewünschtes Verhalten verstanden werden könnten. Insbesondere dann, wenn die Zuwendung in einem gewissen zeitlichen Zusammenhang mit Verhandlungen über wesentliche Verträge erfolgen soll, ist diese besonders kritisch zu hinterfragen und im Zweifelsfall zu unterlassen.
Kein Mitarbeiter darf Amtsträgern oder Personen der Privatwirtschaft im Zusammenhang mit der geschäftlichen Tätigkeit direkt oder indirekt ungerechtfertigte Vorteile anbieten, versprechen oder gewähren bzw. derartige Vorteile anbieten, versprechen oder gewähren lassen, oder solche Vorteile genehmigen.
Bei der Beauftragung von Beratern, Vermittlern oder anderen Geschäftspartnern haben unsere Mitarbeiter darauf zu achten, dass

  1. diese Dritten sich zur Korruptionsbekämpfung bekennen und dafür einsetzen,
  2. sie das Ansehen dieser Dritten gewissenhaft prüfen und
  3. die Verträge mit diesen Dritten so vereinbart werden, dass die Interessen der SHE Solution bestmöglich gewahrt werden.

SPENDEN UND SPONSORING
Die SHE Solution spendet grundsätzlich nicht an politische Parteien, an Einzelpersonen, an gewinn­orientierte Organisationen oder Organisationen, deren Ziele den Grundsätzen unserer Unterneh­mensführung widersprechen oder unser Ansehen schädigen.
Als verantwortungsbewusstes Mitglied der Gesellschaft leistet die SHE Solution Geld- und Sachspenden für Bildung und Wissenschaft, Sport, Kunst und Kultur und für soziale und humanitäre Projekte. Die Art und der Umfang von Spenden werden nach objektiven Kriterien entschieden und im Rahmen unserer wirtschaftlichen Möglichkeiten geleistet.
Alle Spenden müssen transparent sein, d.h. die Identität des Empfängers und die geplante Verwendung der Spende sind bekannt, der Grund und Verwendungszweck der Spende sind rechtlich vertretbar. Spenden ähnliche Vergütungen, d.h. Zuwendungen, die scheinbar als Vergütung einer Leistung gewährt werden, aber den Wert der eigentlichen Leistung deutlich überschreiten, verstoßen gegen das Transparenzgebot und sind verboten.
Über Sponsorenverträge, die der SHE Solution Werbemöglichkeiten bietet, sowie über Beiträge an Branchenverbände oder Mitgliedsbeiträge an Organisationen, die den Geschäftsinteressen dienen, wird nach den obigen Grundsätzen entschieden.
Jedes Sponsoring muss transparent sein und erfolgt nur auf der Grundlage von schriftlichen Verträgen, denen ein seriöser geschäftlicher Zweck zugrunde liegt. Es muss in angemessenem Verhältnis zum Gegenwert dessen stehen, was der Veranstalter bietet.

LIEFERANTENBEZIEHUNGEN

Die SHE Solution hat sich einer ethischen und rechtstreuen Unternehmensführung verpflichtet und erwartet dies auch von seinen Lieferanten. Folgende Grundprinzipien sind von unseren Lieferanten einzuhalten:

  1. Einhaltung der anwendbaren Gesetze
  2. Korruptionsverzicht
  3. Einhaltung der Menschenrechte
  4. Verbot von Kinderarbeit
  5. Gewährleistung des Gesundheits- und Arbeitsschutzes der Mitarbeiter
  6. Förderung des Umweltschutzes
Um Korruption in unserem Unternehmen auszuschließen, hat die SHE Solution eine interne Richtlinie zur Bekämpfung der Korruption im Geschäftsverkehr erlassen, die von allen Mitarbeitern des Unter­nehmens zu beachten ist
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Interessenskonflikte

Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, ihre geschäftlichen Entscheidungen im besten Interesse der SHE Solution zu treffen. Interessenskonflikte bestehen immer dann, wenn ein Mitarbeiter auf Kosten des Unternehmens eigene Interessen verfolgt. 
Interessenskonflikte hat der Mitarbeiter unverzüglich an die Geschäftsleitung zu melden. Private Aufträge darf ein Mitarbeiter nicht von Firmen ausführen lassen, mit denen er im Rahmen seiner Tätigkeit geschäftlich zu tun hat, soweit ihm hierdurch ein Vorteil entsteht, insbesondere in Form von unangemessen hohen Rabatten.

WETTBEWERB MIT SHE SOLUTION 
Mitarbeitern ist es untersagt, ein Unternehmen zu führen oder für ein Unternehmen zu arbeiten, das im Wettbewerb zur SHE Solution steht, insbesondere dürfen sie keinen mit der SHE Solution konkur­rierenden Tätigkeiten nachgehen.
Wesentliche finanzielle Beteiligungen eines Mitarbeiters oder eines engen Familienangehörigen eines Mitarbeiters an einem Wettbewerber, Kunden oder Lieferanten sind dem Unternehmen schriftlich anzuzeigen, soweit ein möglicher Interessenskonflikt erkennbar ist. Als wesentliche Beteiligung gilt jede direkte oder indirekte Beteiligung in Höhe von 5% oder mehr am Kapital.

NEBENTÄTIGKEITEN 
Nebentätigkeit ist die Ausübung einer weiteren Tätigkeit als Vorstand, Geschäftsführer, als Mitglied eines Aufsichts-, Verwaltungs- oder Beirates, als Arbeitnehmer oder in sonstiger Funktion bei einem fremden Unternehmen.
Die Ausübung einer Nebentätigkeit durch einen Mitarbeiter der SHE Solution bei einem Wettbewerber, Kunden oder Lieferanten ist nicht gestattet. Darüber hinaus bedarf die Nebentätigkeit der vorherigen schriftlichen Einwilligung der SHE Solution.

SONSTIGE INTERESSENSKONFLIKTE 
Geschäfte mit einem Mitarbeiter oder seinen engen Familienangehörigen im Namen und für Rechnung der SHE Solution sind grundsätzlich untersagt. Im Einzelfall können sie jedoch durch die Geschäftsleitung genehmigt werden.
Erwerb, Anmietung oder Pacht von Grundstücken, Gebäuden oder sonstigen Vermögensgegen­ständen der SHE Solution durch einen Mitarbeiter oder einen engen Familienangehörigen eines Mitarbeiters bedürfen der Zustimmung durch die Geschäftsleitung. Die landesspezifischen, steuerlichen Regelungen sind streng zu befolgen. Dies gilt sinngemäß für den Verkauf, die Vermietung oder die Verpachtung von Grundstücken, Gebäuden oder sonstigen Vermögensgegenständen an die SHE Solution durch einen Mitarbeiter oder einen engen Familienangehörigen eines Mitarbeiters.
Die Vergabe von Darlehen an und die Übernahme von Garantien oder Bürgschaften für einen Mitar­beiter oder einen engeren Familienangehörigen eines Mitarbeiters durch die SHE Solution sind nur im Ausnahmefall möglich und bedürfen der Zustimmung der Geschäftsleitung.

VERTRAULICHKEIT 
Vertrauliche Geschäftsinformationen und Betriebsgeheimnisse dürfen gegenüber Dritten weder während noch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses preisgegeben werden, soweit der Mitarbeiter hierzu nicht aufgrund seiner Funktion im Unternehmen oder speziell autorisiert ist.
Die direkte oder indirekte Nutzung vertraulicher Geschäftsinformationen während oder nach Be­endigung des Beschäftigungsverhältnisses zum persönlichen Vorteil des Mitarbeiters oder Dritter oder zum Nachteil der SHE Solution ist strengstens verboten.
Alle Mitarbeiter sind zur aktiven Sicherung vertraulicher Daten gegen Zugriff durch Dritte (Abwehr von Betriebsspionage) entsprechend den jeweils gültigen Richtlinien verpflichtet.
Das Recht der informationellen Selbstbestimmung von Mitarbeitern und Geschäftspartnern ist stets zu wahren. Ein gewissenhafter Umgang mit personenbezogenen Daten ist Teil des Respekts vor der Privatsphäre des Menschen.

BERICHTSINTEGRITÄT 
Alle Dokumente wie Finanzberichte, Buchführungsunterlagen, Verkaufsberichte, Ausgabenbelege und Umwelt- und Sicherheitsberichte müssen die relevanten Fakten und den Charakter des Ge­schäftsvorgangs zutreffend, eindeutig und zeitnah wiedergeben. Regelverstöße in der Rechnungslegung, Bilanzdelikte und unsachgemäße Dokumentation werden wir nicht tolerieren.

IT-SICHERHEIT 
Im Geschäftsalltag werden regelmäßig IT-Systeme genutzt und Daten verarbeitet. Hierbei sind geeignete Sicherheitsvorkehrungen (Passwörter, zugelassene Technologien und lizenzierte Software) erforderlich, die den Schutz geistigen Eigentums und persönlicher Daten gewährleisten.
Die Missachtung notwendiger Sicherheitsmaßnahmen kann schwerwiegende Folgen haben, wie Datenverlust, Diebstahl personenbezogener Daten oder Verletzung des Urheberrechts. Da sich digitale Informationen schnell verbreiten und ohne Weiteres vervielfältigen lassen und praktisch unzerstörbar sind, achtet die SHE Solution mit großer Sorgfalt auf den Inhalt von E-Mails, Anhängen, herunter-geladenen Dateien und gespeicherten Sprachmitteilungen.

 

DATENSCHUTZ 
Personenbezogene Daten werden von uns nur erhoben, verarbeitet oder genutzt, soweit dies für fest­gelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke erforderlich ist. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten sicher aufbewahrt und dürfen nur unter Anwendung der nötigen Vorsichtsmaßnahmen übertragen werden.
Bei der Datenqualität und der technischen Absicherung vor unberechtigtem Zugriff muss ein hoher Standard gewährleistet sein. Die Verwendung von Daten muss für die Betroffenen transparent sein, ihre Rechte auf Auskunft und gegebenenfalls auf Widerspruch, Sperrung und Löschung sind zu wahren.
In einigen Rechtssystemen, etwa in der EU, gelten strenge Gesetze und Bestimmungen hinsichtlich der Aufbewahrung und Nutzung personenbezogener Arbeitnehmerdaten und der Daten Dritter, zum Beispiel Kunden oder Geschäftspartner.

INSIDERINFORMATIONEN 
Personen, die Insiderinformationen in Bezug auf die SHE Solution oder ein anderes Unternehmen, z. B. einen Kunden oder Lieferanten, haben, dessen Wertpapiere an einer Börse gehandelt werden oder auf einem organisierten Markt zum Handel zugelassen sind, dürfen nicht mit Wertpapieren oder anderen Finanzinstrumenten solcher Unternehmen handeln, deren Preis unmittelbar oder mittelbar von den Wertpapieren dieser Unternehmen abhängt. Die Empfehlung an Dritte, mit solchen Wertpapieren oder Finanzinstrumenten zu handeln, ist ebenfalls untersagt.
Eine Insiderinformation ist eine konkrete Information über nicht öffentlich bekannte Umstände, die direkt oder indirekt einen oder mehrere Emittenten von Finanzinstrumenten oder ein oder mehrere Finanzinstrumente betrifft und die dazu geeignet ist, im Falle ihres öffentlichen Bekanntwerdens, einen erheblichen Einfluss auf den Börsen- oder Marktpreis des jeweiligen Wertpapiers oder Finanz­instruments des betreffenden Unternehmens zu nehmen. Eine solche Eignung ist gegeben, wenn ein verständiger Anleger die Information bei seiner Anlageentscheidung berücksichtigen würde.
Im Rahmen dieses Code of Conduct untersagen wir ausdrücklich die Nutzung von Insider informationen zum eigenen Vorteil von Mitarbeitern oder zum Vorteil Dritter und die Weitergabe von Insiderinformation an Dritte.

EXTERNE KOMMUNIKATION 
Offizielle Stellungnahmen, insbesondere gegenüber Medien, erfolgen bei der SHE Solution nur über die hierzu ausdrücklich autorisierten Personen. Um ein einheitliches Auftreten und die Integrität der Kommunikation zu gewährleisten, sind unsere Mitarbeiter verpflichtet, Anfragen von Medien, Analysten und dergleichen unverzüglich an die Geschäftsleitung der SHE Solution weiterzuleiten.

Ökologische Nachhaltigkeit, Arbeitssicherheit, Verbot von Kinderarbeit

Wir streben die verantwortungsvolle Nutzung und Beschaffung natürlicher Ressourcen bei Herstellung und Vertrieb unserer Produkte und Dienstleistungen an. Deshalb achten wir auf einen verant­wortungsvollen, ökologischen Umgang mit Energie, Wasser, Werkstoffen und Flächen. 
Ein gesundes und gefahrenfreies Arbeitsumfeld für unsere Mitarbeiter ist für uns eine Selbstverständ­lichkeit. Deshalb halten wir die Gesetze und Regeln zur Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz ein und überprüfen und verbessern aktiv die Sicherheitsstandards.
Es ist Aufgabe der Geschäftsleitung sicherzustellen, dass angemessene Verfahren und Schutzmaß­nahmen zur Gewährleistung von Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz vorhanden sind.
Die Beschäftigung von Kindern unter 15 Jahren ist bei der SHE Solution verboten.

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SHE Solution
Bergmann GmbH & Co. KG
Im Sundernkamp 2
32130 Enger
Germany
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